V MS Teams je nově užitečný nástroj pro schvalování "čehokoliv"

Chcete schválit účtenky nebo návrh programu školní akce? 

To, že Microsoft Teams není jen nástroj pro online výuku, bylo zmíněno mnohokrát. Další silnou stránkou je integrace aplikací, doplňků i nástrojů třetích stran tak, aby se Teamsy staly opravdu centrálním bodem pro téměř vše, co ve škole potřebujete.

A jednou z těch aktivit, kterou zcela jistě děláte, je schvalování. Ať se jedná o školní výlet, cesťák, účtenku nebo návrh programu akce. Každý z vás asi někdy ve škole podobnou situaci řešil.

V některých případech stačí schválení ústně, v některých je potřeba to mít písemně/elektronicky a s možností zpětného dohledání. A právě tato funkce nyní do Teamsů přibyla, a to díky aplikaci "Schválení". Přidáte si ji do MS Teams jako takové, nikoliv do  týmu nebo kanálu.

Společně se podíváme, jak na to: 

1. V levém vertikálním menu klepněte na tři tečky, v zobrazené nabídce najděte aplikaci "Schválení", klepněte na ni pravým tlačítkem a vyberte příkaz "Připnout". 

2. Po klepnutí na tuto aplikaci se zobrazí prázdná plocha s tlačítkem "Nová žádost o schválení". Když na něj klepnete, v novém okně stačí zadat požadované údaje, tj. název žádosti, kdo má být schvalovatelem (může jich být i více), text žádosti a případnou přílohu. Pak jen stačí klepnout na tlačítko "Odeslat". 

3. Následně se schvalovateli (v tomto případě vedení školy) zobrazí upozornění, že mu byla odeslána žádost o schválení, a to i v případě, když s touto aplikací nikdy nepracoval a nemá ji připnutou. Jednak vyskočí okno upozornění a jednak je tato informace zobrazena i v položce "Aktivita". Schvalovatel si žádost prohlédne, může napsat svůj komentář a žádost schválit nebo odmítnout. 

4. Jakmile tak učiní, opět tomu, kdo žádá, přijde notifikace a nová položka do aktivit, že došlo ke změně stavu žádosti. Následně si pak můžete detailně prohlédnout schválenou/odmítnutou žádost. Výhodou je, že se vám samozřejmě veškeré vaše žádosti včetně jejich stavu zobrazují v přehledu aktivit. A naopak i vedení vidí, kdo žádal a o co bylo požádáno a vidí přehledně stav žádostí. V části "Odesláno" jsou totiž žádosti, které jste na schválení poslali vy a naopak v části "Přijato" jsou ty žádosti, které na schválení poslal někdo vám.

Jak vidíte, schvalovací proces a někdy zdlouhavé e-mailové kolečko vůbec nemusí být tak časově náročné. Na tyto aktivity se opravdu e-mail nehodí a obzvláště v této době mít možnost elektronického schvalování se může náramně hodit. 

Na to, jak nástroj "Schválení" funguje, se můžete podívat v čase 36:36 ve videu: