Praktické tipy, jak si datovkou zjednodušit fungování organizace

Jakákoliv komunikace ze strany státu, samosprávy i úřadů bude probíhat z velké části digitálně. Úřady vám musí všechny zprávy posílat datovkou, vy takovou povinnost nemáte (výjimkou je podání daňového přiznání, o které píšeme jinde). I přesto je používání datovky znatelně příjemnější než posílání tištěných dopisů. 

Všechny zprávy, které donedávna chodily fyzicky, vám přijdou do datovky, kde si je přečtete kdykoliv a kdekoliv. A to je jen první z mnoha výhod – objevte další!

1. Přes datovku požádáte o dotace

Krajské úřady a ministerstva budou s příchodem datových schránek častěji a častěji požadovat podání žádosti do dotačního programu datovou schránkou. Případně se přihlašovacími údaji do datové schránky přihlásíte do systému úřadu, kde probíhá sběr žádostí.

2. Podávejte návrhy na změny ve spolkovém rejstříku jednoduše

Změna sídla, obsazení orgánů, vkládání dokumentů každoročních účetních závěrek nebo výročních zpráv – to všechno rejstříkovému soudu snadno pošlete elektronickou cestou. 

Potřebný návrh na zápis údajů vyplníte na webu justice.cz v tzv. inteligentním formuláři. Ten vám vygeneruje PDF s návrhem, které pošlete příslušnému soudu datovou schránkou. Soud vás odpovědí do vaší datovky uvědomí o vyhovění zápisu změny nebo vyzve k doplnění.

Všechno je rychlé a snadné. Všechny požadované dokumenty jednoduše přiložíte v elektronické podobě v PDF, a to včetně ověřeného podpisu. Dokument konvertujete na CzechPOINTu z papírové do elektronické podoby.

3. Daňové přiznání musíte podat elektronicky

Daňové přiznání za rok 2022 a případné další roky (k dani z příjmu i jiná) budete podávat už jen elektronicky – buď na portálu Moje daně, kde se můžete přihlásit skrze datovou schránku, nebo přímo v datové schránce.

Ve svém účetním software vygenerujete daňové přiznání v XML formátu, který jednoduše přiložíte do zprávy finančnímu úřadu a odešlete datovkou. Tím je přiznání hned považované za podané.

Např. vývojáři Stormware Pohoda mají program Tax. Slouží pro daňová přiznání, je napojený do účetního softwaru a dokáže vaše přiznání odeslat přes datovou schránku.

Prakticky to znamená, že nemůžete vyplnit papírový formulář a přinést ho na finanční úřad. Stejně tak nemůžete na papíře vyplněné přiznání pouze naskenovat a poslat ho. Jediná možná cesta je elektronický formulář odevzdaný přes daňový portál nebo poslaný datovou schránkou.

Drobnou výhodou může být, že elektronicky podané daňové přiznání se může odevzdat až na konci dubna.

4. Zaměstnaneckou agendu vyřešíte v datovce

Máte ve firmě víc zaměstnanců? Komunikaci se správou sociálního zabezpečení, lékařem nebo zdravotní pojišťovnou (neschopenky, hlášení...) zvládnete elektronicky přes datovku. 

5. Podílejte se na řízení na úřadech

Spolky zabývající ochranou přírody, které současně mají ve stanovách jako hlavní poslání ochranu přírody a krajin, se můžou s pomocí datovky aktivně podílet na dění ve městě nebo regionu.

Přes datovku pošlete na úřad žádost (např. zajímá mě kácení stromů v Praze 9), aby vás příslušný orgán informoval o zahajovaných správních řízeních. 

Žádost platí rok a po roce se musí obnovit – stačí do datové schránky úřadu poslat novou žádost.

Podle věcné a místní specifikace úřad posílá spolku datovou schránkou informace o zahájení správního řízení. Spolky následně můžou podat námitky apod. – a zase jednoduše přes datovku.

Přes datovku můžete i jednoduše připomínkovat např. stavební řízení a souvisejících agendu.

6. Komunikujte s obcí rychlostí blesku

Pokud nezisková organizace provozuje pronájmy k přespávání za úplatu, může díky datovce snadno navázat společnou řeč s obcí a posílat hlášení podle místní vyhlášky apod.

7. Stáhněte si úplný výpis ESM (evidence skutečných majitelů)

Požaduje po vaší organizaci stát nebo ministerstvo ESM např. při žádosti o dotace? 

ESM je obecně neveřejná evidence – veřejně jsou dostupné jen úplně základní údaje. U žádosti o dotace po vás můžou chtít doložení úplného výpisu (i s běžně neveřejnými údaji z ESP).

Díky datové schránce se přihlásíte na webu esm.justice.cz a stáhnete si úplný výpis v PDF, který můžete poslat jako kompletní výpis údajů o spolku (organizaci).

Používejte datovou schránku v aplikacích třetí strany

Nevyhovuje vám základní webové rozhraní datové schránky od Ministerstva vnitra? K používání datové schránky můžete používat aplikace třetích stran. Třeba Datovka od CZ.NIC. Aplikace Datovka se vám nejen může líp ovládat, ale dokonce přes ni můžete ukládat zprávy přímo do počítače.

Vedle Datovky můžete používat i míň známé entity. I přesto Datovku doporučujeme jako hlavní a nejlepší alternativu k oficiálnímu webovému prostředí od Ministerstva vnitra.

Zadarmo píšete jen na úřady

Od prvního přihlášení můžete schránku používat k odesílání a příjmu zpráv. Všechny zprávy přijímáte zdarma. Všechny zprávy, které pošlete orgánům veřejné moci (úřady, soudy, finanční správa, policie apod.) jsou taky zadarmo.

Zprávy odeslané do datovek adresátů jiného druhu – fyzickým nebo právnickým osobám – se považují za tzv. poštovní datovou zprávu a jedna vás vyjde na 10 Kč (což je při cenách doporučených dopisů pořád skvělá suma). 

Jak poznáte zpoplatněné zprávy

Při vyhledávání schránky se u datovek jiných orgánů než veřejné moci objeví symbol dukátů, který značí placenou službu.

Poštovní datovou zprávu nepošlete, pokud si dopředu nepředplatíte kredit. Ten můžete dobít na kreditním portálu v částkách od 30 do 10 000 Kč.

Podívejte se na video, které práci v datovce shrnuje a popisuje i to, jak dobít kredit.

Nezapomínejte na fikci doručení

U běžného dopisu vám od doručení běží 10 dní, během kterých si dopis můžete vyzvednout na poště. Desátým dnem nastává fikce doručení, kdy se zásilka považuje za doručenou. 

Stejně to funguje i u datové schránky, v identické délce – 10 dnů. Lhůta končí o půlnoci.

Pokud datovkou posíláte zprávu orgánu veřejné moci, platí, že je doručená okamžikem, kdy zpráva dorazí do schránky. Takže prakticky po vašem odeslání. Je úplně jedno, jestli je všední den nebo svátek. 

Ovšem tady pozor! Pokud poslední den lhůty fikce doručení (10 dnů) připadne na sobotu, neděli nebo svátek, posouvá se konec lhůty do půlnoci následujícího pracovního dne.

Po zřízení datovky vám přijde výpis z ROSu

ROS neboli Registr osob vám několik dní po aktivaci datovky pošle oznámení o tom, že do ROSu byla přidaná datová schránka (odesílatelem zprávy je – Automat ZR Správa základních registrů). 

Úřady se od té chvíle přímo z registru dozví o vaší datové schránce a nemusí ji hledat např. podle IČO. Nenechte se zprávou překvapit. Nikdo po vás nic nechce, jde jen o informační oznámení.

Nikdy nezapomínejte na bezpečné zacházení s přihlašovacími údaji.

A poslední rada na konec. S přístupovými údaji k datové schránce zacházejte obezřetně, stejně jako by šlo o údaje k bankovnímu účtu. Každý, kdo má vaše přihlašovací údaje, může jménem vaší právnické osoby jednat se státem.

Přístupové údaje zadávejte výhradně na webové adrese www.mojedatovaschranka.cz. Pokud se budete přihlašovat údaji k datovce např. do dotační aplikace krajského úřadu, i přesto budete zadávat přihlašovací údaje na této adrese – dotační web vás na ni přesměruje.

Před zadáním přístupových údajů si vždycky zkontrolujte adresu v adresním řádku prohlížeče.

Mimo webový prohlížeč zadávejte přístupové údaje jen do aplikací, kterým důvěřujete – například Datovka od CZ.NIC.

Zjistěte, jak datovou schránku aktivovat a zprovoznit

Přečtěte si první článek z mini série. Dovíte se, koho se povinné používání datové schránky týká, jaké to má výhody a jak si ji aktivovat.

Zdroj: Sdružením VIA a Techsoup.