Návyky pro lepší produktivitu

Pokud jste si pojmenovali, že problém vaší nižší pracovní produktivity mohou být digitální technologie, můžete se začíst do řady návyků a technik, které vám přinášíme níže. Pamatujte, že ne všechny techniky jsou pro každého a musíte si sami vyzkoušet, které vám sedí.

Pryč se vším, co vás rozptyluje

Už jen to, že máte mobilní telefon položený na stole, vás ovlivňuje při učení a při práci, aniž byste si to uvědomovali. Pokud se potřebujete opravdu soustředit, zbavte se všech lákadel ze svého dosahu – tedy nejen telefonu, ale například i rozptylujících webových stránek v prohlížeči, e-mailů a dalších. Konkrétně to můžete udělat takto:

• Při práci si dejte mobilní telefon nejlépe do jiné místnosti, popřípadě jej schovejte do tašky a vypněte.

• Pokud mobilní telefon přesto potřebujete, vypněte si notifikace.

• Pokud se potřebujete plně soustředit, ale neustále vám chodí e-maily, vyhraďte si své „úřední hodiny“ – tedy čas, kdy budete jen a pouze odpovídat na e-maily.

• Vymažte si ze svého smartphonu aplikace sociálních sítí a choďte na ně jen přes svůj prohlížeč. Abyste si znesnadnili přístup na sociální média přes prohlížeč, vždy se z účtu odhlaste.

• Jednotlivé aplikace (například Instagram) nabízejí nastavení maximálního času, který můžete na daném zařízení strávit. Zvažte, co je pro vás ideální doba, a omezení si nastavte.

• Existují aplikace, které si můžete nainstalovat jak na mobilní telefon, tak i na počítač. Pomocí nich si můžete nastavit, po jakou dobu a které aplikace či webové stránky si můžete zablokovat. Takovou aplikací je například Freedom, která funguje jak na mobilní telefon, tak i počítač.

Vizualizujte a sepisujte

Pokud se chcete motivovat při dlouhotrvající práci, vizualizujte si jakýkoliv svůj úspěch či pokrok. Jednou z nejznámějších takových technik je nazvána podle amerického komika Jerryho Seinfelda (tzv. Seinfeldova metoda), který si v kalendáři nakreslil velký červený křížek pokaždé, když daný den napsal jeden vtip. Poté si dal jednoduchý úkol: nepřerušit řetězec křížků. Dále si můžete každé ráno napsat úkoly či návyky, které chcete splnit, a ty si pak postupně odškrtávat.

Pokud musíte opravdu splnit nějaký úkol nebo si chcete vybudovat určitý návyk, sepište s někým (například s kamarádkou, manželem apod.) smlouvu, ve které napíšete, co přesně budete dodržovat a jaký trest vás čeká v případě porušení smlouvy. V rámci navození vážnosti mohou tuto smlouvu obě strany podepsat. Vytvoříte si tak v podstatě svůj vlastní zákon, který je pak lehčí dodržovat, protože budete znát i trest, pokud jej porušíte.

Vše si naplánujte

Abyste měli pevně daný řád, je dobré si v rámci začátečního rituálu naplánovat všechny náležitosti týkající se vaší práce. Jsou to zejména:

• Kde budete pracovat a jak dlouho – bude se vám lépe pracovat na místě, které máte spojeno přímo s prací. Je také důležité si stanovit konkrétní časový rámec včetně přestávek.

• Jak budete pracovat, až začnete – vymezte si jasná pravidla, jak budete pracovat. Například si zakažte používání internetu nebo si udělejte svůj systém vyhodnocování pokroku. Například pokud píšete nějaký článek, tak si řekněte, kolik napíšete za hodinu znaků. Jenom tak se nebudete sami se sebou dohadovat, kolik byste toho měli a neměli dělat.

• Jak se budete udržovat v chodu – promyslete, jak zabezpečit všechno, co váš mozek potřebuje pro své fungování. Můžete si stanovit, že začnete kávou, že budete mít po celou pracovní dobu dostatek jídla nebo si stanovíte jasně dané přestávky.

Zpříjemněte si práci

Zřejmě většina lidí potvrdí fakt, že pokud je pro vás práce příjemná, jde také lépe od ruky. Proč si tedy nezpříjemnit svou vlastní práci tak, že se do ní nakonec budete těšit? Důležité také je se odměnit za to, když svou práci odvedete.

• Vytvořte si rituál, který vám pomůže se dostat lépe do hluboké práce (ranní káva, motivační řeč k sobě apod.)

• Stanovte si své pracovní cíle a řekněte si, že se odměníte po jejich dosažení. Například si naplánujte práci na týden a stanovte si odměnu jako dobrou večeři, masáž, nedělní odpočinek u videoher apod.

• Napište si, čeho všeho můžete dosáhnout, pokud budete pracovat bez přerušení. Tímto se motivujte pokaždé, když se vám nebude chtít.

Braňte se informačnímu přetížení

Možná se vám někdy stalo, že jste byli pod náporem desítky úkolů a místo toho, abyste začali pracovat, jste panikařili, s čím máte začít, popřípadě jste to vše vzdali, protože jste byli zoufalí. Klíčem k úspěchu je v tomto případě si udělat v úkolech a informacích takový systém, kdy je budete mít pevně pod kontrolou.

Můžete začít tak, že si všechny poznámky, úkoly a nápady budete okamžitě zaznamenávat. Buď si s sebou noste poznámkový blok, nebo používejte poznámky v mobilu. Z hlediska jednoduchosti a finanční dostupnosti doporučujeme Google kalendář, Google Keep pro poznámky a úkoly Google pro rychlé zaznamenávání úkolů, které musíte splnit. Dalšími nástroji jsou například Evernote, ClickUP, Microsoft OneNote či Dropbox Paper.  Tím, že si vše okamžitě zaznamenáte, můžete uvolnit tolik potřebnou kapacitu v mozku, protože informace budete mít na papíře či v aplikaci.

Vidíte něco zajímavého na webu či sociální síti? Samotné sociální sítě mají funkci, kdy si můžete daný příspěvek uložit na později. Zajímavé stránky si můžete uložit do svého webového prohlížeče jako záložku (můžete si pro tyto případy vytvořit speciální složku). Dále můžete využit pluginy (rozšíření prohlížeče), například Web Highlighter či právě Google Keep.

Když se zrovna nevěnujete práci, která vyžaduje soustředění, můžete uplatnit pravidlo 2 minut podle Davida Allena. Pokud narazíte na úkol, který můžete dokončit během dvou minut nebo méně, je vhodné jej dokončit okamžitě, místo abyste ho odkládali nebo zapisovali do svého seznamu úkolů. Tímto způsobem se vyhnete zbytečnému shromažďování malých úkolů, které by mohly zabírat příliš mnoho vašeho času, pokud by se jich nahromadilo více.

Další výrazný přínos může mít pravidelné plánování. Dodržování denního plánu, ať už ve formě denního cíle, krátkého seznamu úkolů nebo časového rozložení, vám pomůže se v úkolech neztratit.

Pokud se cítíte přetíženi zpracováním složitého tématu, vytvořte si myšlenkovou mapu. Jak na ni, to se můžete podívat například tady. Pro tvorbu myšlenkové mapy můžete využít i různé webové nástroje. Například OrgPad.

Co dalšího můžete zkusit?

Technika pomodoro

S koncentrací si můžete pomoci přímo při práci, a to díky známé metodě pomodoro, kterou v osmdesátých letech 20. století vyvinul Francesco Cirillo. Ten si práci rozdělil do intervalů, které si měřil na svém kuchyňském časovači ve tvaru rajčete (italsky pomodoro). Při této technice se typicky za jeden interval (pomodoro) považuje plné soustředění na 25 minut, po němž následuje 5minutová přestávka. Po celkem čtyřech intervalech následuje delší pauza, která může trvat 20 až 30 minut. V dnešní době navíc nepotřebujete kuchyňský časovač, protože jej bohatě zastoupí aplikace v mobilním telefonu.

Zkuste velká gesta

Dalším podpůrným opatřením pro motivaci k soustředěné práci je vykonání velkého gesta. Takové velké gesto pomohlo například J. K. Rowlingové, když potřebovala napsat finální díl ságy o Harrym Potterovi – místo práce doma se ubytovala se v hotelu Balmoral v historickém centru Edinburghu, i když takové ubytování nebyla rozhodně levná záležitost. Knihu nakonec dokončila, a to zřejmě nejen díky klidu a inspirativnímu prostředí, ale i díky finanční motivaci, protože čím více dní na knize pracovala, tím déle musela platit ubytování v hotelu.

Nemusíte si ale nutně zaplatit hotel, stačí se na chvíli odstěhovat na chatu nebo si každý den naplánovat tak, abyste pracovali v kavárně. Velká gesta můžete uplatnit i v rámci jiných možných návyků. Například když si řeknete, že chcete večer trávit místo sociálních sítí četbou knih, kupujte si knihy, nebo si rovnou pořiďte čtečku knih a předplaťte si předplatné k službám, u kterých si knihy můžete půjčovat. V ten moment je vaše motivace k četbě větší, když už do toho něco investujete.

Odpočívejte

Další rada bude znít možná paradoxně, ale předpokladem k hluboké práci s větší produktivitou je také to, že budete někdy lenošit. Možná by se mohlo zdát, že pokud po večerech ještě vyřizujete e-maily a pracujete, že toho stíháte více. Profesor ekonomie John Pencavel ve svém výzkumu zjistil, že produktivita na hodinu prudce klesá, když člověk pracuje více než 50 hodin týdně. Po 55 hodinách klesá produktivita natolik, že by bylo zbytečné pracovat více hodin. A ti, kteří pracují až 70 hodin týdně, odvedou jen stejné množství práce jako ti, kteří odpracují 55 hodin. S myšlenkou, že někdy je méně více, koketují firmy po celém světě, když zavádějí 4denní pracovní týden. Příkladem, že u některých pracovních pozic může snížení hodin v práci fungovat, je experiment na Islandu, do kterého bylo zapojeno přes 2500 pracovníku v letech 2015 až 2019, kteří pracovali 4 dny v týdnu a mnoho z nich dokonce „jen“ 35 nebo 36 hodin za týden. Produktivita však zůstala stejná, nebo se dokonce zlepšila na většině pracovišť.

Nenabádáme vás, abyste si zavedli 4denní pracovní týden (zvláště když někdy nemusí nést takové výsledky, jaké se očekávají), ale plyne z toho jedno ponaučení: produktivitu si nezvýšíte tím, že pracujete i večer. Naopak se prací ještě více přetěžujete, může být více ve stresu a může to ublížit vašemu psychickému zdraví. Proto když už máte padla, již se práci nevěnujte. Využijte také své právo být off-line.